材料采购制度（食堂原材料采购制度）

01 物料采购流程

02 物料采购预算编制流程

03 物料采购管理制度范本

04 物料采购计划编制方案

05 工厂紧急请购实施方案

一、物料采购流程

二、物料采购预算编制流程

三、物料采购管理制度范本

物料采购管理制度

第1章 总则

第1条 目的。

1．达成工厂生产目标，保证生产供应。

2．保证采购物料质量，控制采购成本。

3．加强工厂采购管理，规范采购工作，保证采购的合法性和规范性。

第2条 适用范围。

本制度适用于本工厂生产原材料、辅助材料及零配件等所有物料的采购。

第3条 采购工作目标。

1．根据工厂生产需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。

2．在保证物料供应的前提下控制采购成本。

3．处理好与供应商的关系，优化工厂所需物料的供应渠道。

第2章 物料请购管理

第4条 工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下。

1．生产部，请购计划期间的用料或常备用料。

2．仓储部，请购预备物料或其他物料。

第5条 请购单的填写。

1．请购部门的经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参考库存状况开立物料请购单，并注明物料的品名、规格、数量、需求日期、请购部门、对物料的特殊要求及注意事项等，经部门经理确认签字后，送交采购部。物料请购单如下表所示。

物料请购单

编号： 请购日期： 年 月 日

2．如果物料请购单不只一份，应按照需求日期的先后顺序装订成册后送采购部。

3．请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在物料请购单上注明或单独进行请购。

4．需用日期相同，且属同一供应商供应的统购物料时，请购部门应以“一单多品方式”提出请购。

5．物料紧急请购时，请购部门应在物料请购单的“说明”栏中注明原因，并加盖紧急采购章，以“急件卷宗方式”递交采购部。

6．物料检验需要精密设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在“说明”栏中注明物料检验所耗费的期限。

第6条 请购的审批权限。

1．请购物料的总金额在100 000元以下时，请购部门主管确认签字后，交由物控总监进行审批。

2．请购物料的总金额在100 000元以上时，请购部门主管和物控总监分别确认签字后，交由总经理进行审批确认。

第7条 物料请购单的撤销。

1．由于工作失误等原因请致使物料请购单填写错误并已送到采购部时，请购部门发现后应立即通知采购部，并在已填写好的物料请购单上写明撤销原因，加盖撤销章后取回请购单，但其中一联应留存采购部。

2．若采购部根据错误的采购单已发出订货单，采购部应积极同供应商进行联系，协商解决，取消订货单或转采别的物资。

3．若因人为原因造成工作失误，由相关人员承担相应的责任。

第3章 采购作业管理

第8条 采购部接到物料请购单后完成以下作业。

1．进行审核，对越权审批的物料请购单直接退回请购部门。

2．收集所请购物料的仓储资料。

第9条 采购部的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量等，并根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划，报财务部审核，物控总监审批。

第10条 采购预算的编制。

1．采购人员根据物料采购计划选用合适的方法编制采购预算。

2．编制的采购预算必须在考虑工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。

3．编制好的采购预算必须得到财务部的审核通过。

第11条 供应商的选取。

1．应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。

2．若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场进行询价，选择不少于三家正当供应商。

3．组织由质检部、财务部、技术部等相关部门对供应商进行审查，将审查合格的供应商记录在工厂供应商名单中。

第12条 采购方式的选择。

1．工厂所采购的物料总金额超过100 000元时，必须采用竞标的方式进行采购。

2．工厂采购除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下方式进行采购。

（1）集中采购。具有共同性的物料，集中采购可降低费用时，采购部应根据请购需求定期进行采购。

（2）长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。

第13条 与供应商谈判。

与供应商谈判的原则和流程如下表所示。

与供应商谈判的原则和流程表

第14条 采购合同由采购部人员在法律顾问的指导下拟定，须由财务部进行审核，根据职权范围交由物控总监或总经理审批，相关人员就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。

1．合同总金额在300 000元以下时，经财务部审核后，交由物控总监签订采购合同。

2．合同总金额在300 000元以上时，经财务部审核后，交由总经理签订采购合同。

第4章 采购作业控制

第15条 采购人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。

第16条 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止出现延期供货的情况，影响生产的进度。

第17条 采购人员未能按采购进度采购时，填写采购进度异常报告单，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策进行处理。

第18条 采购的物料到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合相关部门对采购的物料进行验收。

1．物料验收合格，即物料规格、质量等符合合同要求，则由采购部办理货款支付。

2．物料验收不合格，则按合同约定方式办理。

第19条 货款的支付。

1．采购部将质检部、仓储部签字盖章的物料验收单与物料进库单收集整理后，交财务部进行核算、付款。

2．若采购来的物料数量有缺失，则按照实际数量付款。

第20条 采购部将本次采购的所有相关资料进行整理存档。

第5章 紧急请购管理

第21条 紧急请购定义。

紧急请购是指公司在生产经营紧急的情况下，来不及纳入正常请购计划而必须立即进行物资采购的行为。

第22条 当出现以下六种情形之一时，公司需进行紧急请购。

1．生产部即将停工待料。

2．事故紧急抢险。

3．市场出现急剧变化。

4．公司临时决定变更产品工艺。

5．影响公司生产和经营的其他情况。

第23条 公司紧急请购实施分为一般紧急请购实施和特殊紧急请购实施，具体实施步骤参考公司“紧急请购实施方案”。

第6章 附则

第24条 本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。

第25条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。

四、物料采购计划编制方案

物料采购计划方案

一、目的

为确保工厂采购人员能够制定科学、合理的物料采购计划，确保所购物料能够满足工厂生产需求，降低采购的成本与费用，特制定本方案。

二、采购计划编制人员

1．采购部经理负责采购计划的审批及采购计划人员的指导。

2．采购计划成员负责物料采购的计划工作。

3．物控部、生产部等相关人员负责辅助物料采购的计划工作。

三、编制物料采购计划

（一）物料采购计划的编制依据

物料采购计划人员应按以下依据编制物料采购计划。

1．采购范围说明，包括生产计划书、销售计划书等。

2．需购物料的说明。

3．采购所需资源。

4．需购物料百思特网的市场状况。

5．相关的计划结果。

6．采购时的制约条件与基本假设。

（二）物料采购计划的编制程序

1．采购计划人员需收集采购物料的规格、品质要求等信息。

2．采购计划人员需分析需购物料的库存情况并确定采购数量。

3．采购计划人员根据采购物料信息和库存情况等确定采购方式。

4．采购方式确定后，采购计划人员预测采购成本与费用。

5．采购计划人员预测采购成本与费用后，编制正式的采购计划并报审。

6．采购计划人员需根据物料分析结果，编制物料采购计划书。物料采购计划书需包括但不限于下图所示五项内容。

• 物料采购原则

• 物料采购预算管理要求

• 待采购物料的数量、规格、品质要求信

• 物料供应商管理安排

• 物料采购工作要点说明

四、编制物料采购预算

采购部预算人员根据采购计划，编制物料采购的预算，如下表所示。

物料采购预算表

五、采购计划文件管理

采购计划人员负责编制采购计划表、采购作业计划、采购要求说明文件及采购工作文件等文件，并需根据工厂的相关规定对其进行管理。

1．物料采购计划表如下所示。

物料采购计划表

编号： 日期：

2．物料采购作业计划如下所示。

物料采购工作计划表

3．物料采购说明如下表所示。

物料采购说明表

4．采购工作文件

采购工作文件包括招标书、询价单、谈判邀请书、初步合作意见书、供应商调查表等。此类文书可参考工厂的相关资料，使用时注意不得随意修改已有格式。具体格式略。

五、工厂紧急请购实施方案

紧急请购实施方案

一、目的

1．明确紧急请购实施的范围、权限、责任和相关控制措施，确保工厂生产的顺利进行。

2．确保紧急请购行为的规范性和实施的高效率。

二、适用范围

本方案适用于本工厂所有需要的生产原材料、辅助材料及零配件等物料的紧急请购。

三、部门职责

1．生产部经理根据实际生产情况，对生产用料提出紧急请购申请。

2．仓储部负责根据库存量向采购部提供短缺物料存货信息。

3．采购部的具体职责如下所示。

（1）采购部根据仓储部物料库存信息、过往物料需求状况以及市场现状，对由市场等其他原因导致的紧急请购提出紧急请购申请。

（2）采购部对已审批的紧急请购，迅速组织购买，并尽快向相关部门提供紧急请购的物料。

四、紧急请购发生原因

紧急请购发生的原因如下表所示。

紧急请购原因一览表

五、紧急请购实施的条件

出现以下情况时可以实施紧急请购。

1．目前生产急需，且如果按正常请购程序请购，将不能及时满足生产所需。

2．市场短期内会有大的变化，并直接导致物料价格大幅上涨。

3．由于特殊原因，可以预测短期内某项物料需求会大幅上涨，而库存不够，但按正常请购程序请购会延误时机。

六、紧急请购实施步骤

（一）一般紧急请购实施步骤

1．相关部门填写“物料请购单”，在说明栏内标注紧急请购的原因，加盖紧急请购章，提出紧急请购申请。

2．报总经理审批后送交采购部。

3．采购部设专员办理。

4．采购专员根据从速从优原则购买所需物料。

（二）特殊情况的紧急请购实施步骤

特殊情况可由总百思特网经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部先行办理采购事宜，但相关部门必须在三个工作日内补齐相关手续，其具体步骤如下所示。

1．相关部门经理通过电话、传真、邮件等形式上报总经理。

2．总经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部经理。

3．采购部经理指定专员迅速安排购买事宜。

4．相关部门补填“物料请购单”，在说明栏内标注紧急请购原因，并注明是特殊情况下的紧急请购，加盖紧急请购章，送交总经理审批。

5．总经理审批后送交采购部。

七、紧急请购应对策略

（一）针对市场变化

关注市场变化，及时把握采购时机。

（二）针对供应商管理

1．供货渠道多元化，拥有不少于两家供应商。

2．定期关注物料供应市场，储备至少五家供应商信息。

3．及时掌握约定供应商的状况，做好供应商评估，选择恰当的供货渠道，确保供应商交货时机。

（三）针对本工厂物料管理

1．跟踪订货单，做好物料跟踪，及时掌握物料信息。

2．做好存货管理、生产计划等，及时掌握本工厂物料需求及库存状况。

3．建立紧急请购绿色通道，使紧急请购申请能尽快审批和下达，尽可能争取充足的采购时间。